天津美术学院文件
津美行发〔2021〕43号
天津美术学院关于印发《学生学籍
档案管理办法（试行）》的通知
各学院、机关处室、直属单位：
《天津美术学院学生学籍档案管理办法（试行）》已经2021年11月25日院长办公会议审议通过，现印发给你们，请认真贯彻落实。
天津美术学院
2021年12月1日
（此件主动公开）
天津美术学院学生学籍档案管理办法
（试行）
第一章 总则
第一条 为规范我校学生学籍档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用学生学籍档案，根据《市委教育工委 市教委关于加强高校学生学籍档案管理工作的通知》津教党办〔2021〕9号要求，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法由天津美术学院学生学籍档案管理工作领导小组负责，领导小组由校长任组长、分管校领导任副组长，党委学工部（学生处、武装部）、教务处（招生办公室）、科研与研究生处、党委组织部、共青团天津美术学院委员会、国际交流处（港澳台事务办公室）、基本建设与后勤管理处、保卫处、党委办公室（院长办公室）、继续教育学院以及各二级学院主要负责同志共同组成，学籍档案管理工作领导小组办公室设在教务处。
第三条 其主要职责是：（一）贯彻执行国家关于学生学籍档案的方针政策，批准学校学生学籍档案工作规章制度；（二）将学生学籍档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的学生学籍档案机构，落实人员编制、档案库房、建立学籍档案系统所需设备及经费。
第四条 各单位分工
（一）学生处负责统筹学生个人档案工作，各二级学院具体负责全校各级各类全日制学生个人档案的接收、保管、出具、留存。学生个人档案包括本科生入学前高中、专科阶段学生档案，及在我校期间形成的须纳入学生个人档案的学籍等档案；研究生入学前本科阶段学生档案以及在我校期间形成的须纳入学生个人档案的学籍等档案。
（二）教务处负责全日制本科生（含港澳台、高职升本）学生在校期间形成学籍档案的接收、保管、出具、留存。
（三）招生办负责全校各级各类本科生、研究生招生考试、入学资格审查档案的接收、保管、出具、留存。
（四）科研与研究生处负责全日制研究生学生在校期间形成学籍档案的接收、保管、出具、留存。
（五）武装部负责全校各级各类学生参军入伍和退役材料的接收、保管、出具、留存。
（六）共青团天津美术学院委员会、学生处负责全校各级各类学生奖惩记录档案的接收、保管、出具、留存。
（七）组织部负责全校各级各类学生党团组织关系档案的接收、保管、出具、留存。
（八）国际交流处（港澳台事务办公室）负责全校各级各类外国留学生招生考试档案以及留学生、港澳台学生在校期间形成的学籍档案的接收、保管、出具、留存。
（九）基本建设与后勤管理处负责全校各级各类学生入学体检表的接收、保管、出具、留存。
（十）保卫处负责全校各级各类学生户籍转入、转出档案的接收、保管、出具、留存。
（十一）党委办公室（院长办公室）负责学籍档案保管、留存及学籍档案管理信息化建设。
（十二）各二级学院负责学生学籍档案的收集、整理、保管、留存交接等具体操作。
（十三）继续教育学院负责成人本科、进修生等学生的入学考试、在校期间形成学籍档案的接收、保管、出具、留存。
第二章 全日制普通本科生学籍档案范围及存档要求
第一条
第二条
第三条
第四条
第五条 新生入学学籍档案材料
（一）本部分为新生入学时档案中应包含的材料，各二级学院要妥善保管，并于学生毕业生时按规定存入学生个人档案。
（二）高中毕业生登记表（如学生曾复读，应包含原高中和复读校两份高中毕业生登记表）、高等学校招生报名表（带照片）、高考体检表、政策性优惠证明材料等档案材料要求存电子扫描件，由二级学院负责在学生入学第一学年结束前归档。
（三）以上学籍档案应包含学生高考的学生姓名、考生号、出生日期、身份证号、录取照片、毕业高中、学生家庭情况、学生笔迹等基本信息。
第六条 在校期间学籍档案材料
（一）本部分为学生在校学习期间形成的档案中应包含的材料，各单位应妥善保存，并于学生毕业时按规定将归属于学生个人的材料存入学生个人档案，其余材料由各单位按要求归档。
（二）新生录取名册、新生入学资格审查和专业复测材料要求存原件；高职升本学生前置学历资格复核材料要求存原件；以上材料由招生办在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（三）新生入学学籍审查登记表要求存原件，由教务处在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（四）入学体检表一式两份，一份由二级学院存入学生个人档案，一份由基本建设与后勤管理处在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（五）新生入学登记表一式二份，一份由二级学院存入学生个人档案，一份由学生处在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（六）学生应征入伍和退役材料（含学号、专业、所属单位等基本信息），由武装部于每年3月底前归档。
（七）学生在校期间奖惩记录要求存原件，由学生处、共青团天津美术学院委员会于每年3月底前立卷交档案室归档。
（八）学生党团组织档案要求存复印件，由组织部于每年3月底前立卷交档案室归档。
（九）学籍变更材料（含跳级、降级、休学、复学、转学、转专业、退学）、学生在校期间姓名、身份证号等个人信息变动的证明材料要求存原件，由教务处在每年3月底前立卷交档案室归档。
（十）高校毕业生登记表（含毕业去向）一式二份，一份由二级学院于学生毕业前存入学生个人档案，一份由学生处在学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
（十一）学籍登记表、学业成绩单、学士学位申请书一式二份，一份由二级学院于学生毕业前存入学生个人档案，一份由教务处在学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
（十二）学生毕业结业名册原件、学历证书复印件、学位证书复印件由教务处于学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
第三章 全日制研究生学籍档案范围及存档要求
第七条 新生入学学籍档案材料
（一）本部分为新生入学时档案中应包含的材料，各二级学院要妥善保管，并于学生毕业生时按规定存入学生个人档案。
（二）招生考试报名登记表（带照片）、招生考试成绩单等档案材料要求存电子扫描件，由二级学院负责在学生入学第一学年结束前归档。
（三）以上学籍档案应包含学生姓名、考生号、出生日期、身份证号、录取照片、前置学历毕业学校、学生家庭情况、学生笔迹等基本信息。
第八条 在校期间学籍档案材料
（一）本部分为学生在校学习期间形成的档案中应包含的材料，各单位应妥善保存，并于学生毕业时按规定将归属于学生个人的材料存入学生个人档案，其余材料由各单位按要求归档。
（二）新生录取名册、新生入学资格审查等材料要求存原件，由招生办在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（三）新生入学学籍审查登记表要求存原件，由科研与研究生处在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（四）入学体检表一式两份，一份由二级学院存入学生个人档案，一份由基本建设与后勤管理处在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（五）新生入学登记表一式二份，一份由二级学院存入学生个人档案，一份由学生处在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（六）学生应征入伍和退役材料（含学号、专业、所属单位等基本信息），由武装部于每年3月底前归档。
（七）学生在校期间奖惩记录由学生处、共青团天津美术学院委员会于每年3月底前立卷交档案室归档。
（八）学生党团组织档案由组织部于每年3月底前立卷交档案室归档。
（九）学籍变更材料（含跳级、降级、休学、复学、转学、转专业、退学）、学生在校期间姓名、身份证号等个人信息变动的证明材料由科研与研究生处在每年3月底前立卷交档案室归档。
（十）高校毕业生登记表（含毕业去向）一式二份，一份由二级学院于学生毕业前存入学生个人档案，一份由学生处在学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
（十一）学籍登记表、学业成绩单、硕士学位申请书一式二份，一份由各院系于学生毕业前存入学生个人档案，一份由科研与研究生处在学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
（十二）学生毕业结业名册、学历证书复印件、学位证书复印件由科研与研究生处于学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
第四章 港澳台侨学生、留学生学籍档案范围及存档要求
第九条 新生入学学籍档案材料
（一）本部分为新生入学时档案中应包含的材料，国际交流处（港澳台事务办公室）妥善保管，并于学生毕业生时按规定存入学生个人档案。
（二）留学生招生考试报名登记表（带照片）、招生考试成绩单等档案材料要求电子扫描件，由国际交流处负责在学生入学第一学年结束前归档。
（三）以上学籍档案应包含学生姓名、考生号、出生日期、身份证号（护照号）、录取照片、前置学历毕业学校、学生家庭情况、学生笔迹等基本信息。
第十条 在校期间学籍档案材料
（一）本部分为学生在校学习期间形成的档案中应包含的材料，各教学单位应妥善保存，并于学生毕业时按规定将归属于学生个人的材料存入学生个人档案，其余材料由各单位按要求归档。
（二）港澳台侨新生录取名册、新生入学资格审查和复查材料（含复查课程成绩单）等材料要求存原件，由招生办在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（三）留学生新生录取名册、新生入学资格审查等材料要求存原件，由国际交流处在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（四）入学体检表一式两份，一份由国际交流处（港澳台事务办公室）存入学生个人档案，一份由基本建设与后勤管理处在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（五）新生入学登记表一式二份，一份由国际交流处（港澳台事务办公室）存入学生个人档案，一份由国际交流处（港澳台事务办公室）在学生入学第一学年结束前立卷交档案室归档。
（六）学生在校期间奖惩记录由学生处、共青团天津美术学院委员会于每年3月底前立卷交档案室归档。
（七）学籍变更材料（含跳级、降级、休学、复学、转学、转专业、退学）、学生在校期间姓名、身份证号（护照号）等个人信息变动的证明材料由教务处、科研与研究生处在每年3月底前立卷交档案室归档。
（八）高校毕业生登记表（含毕业去向）一式二份，一份由国际交流处（港澳台事务办公室）于学生毕业前存入学生个人档案，一份由国际交流处（港澳台事务办公室）在学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
（九）学籍登记表、学业成绩单、学位申请书一式二份，一份由国际交流处（港澳台事务办公室）于学生毕业前存入学生个人档案，一份由国际交流处（港澳台事务办公室）、教务处、科研与研究生处在学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
（十）学生毕业结业名册、学历证书复印件、学位证书复印件由国际交流处（港澳台事务办公室）于学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
第五章 成人本科、进修生学籍档案范围及存档要求
第十一条 成人本科在校期间学籍档案材料
（一）成人本科学生无需携带个人档案入学，本部分为学生在校期间形成的学籍档案材料，由继续教育学院负责收集整理并妥善保管，并于学生毕业生次学年6月底前立卷交档案室归档。
（二）成人本科招生考试报名登记表（带照片）、招生考试成绩单等档案材料要求存电子扫描件，由继续教育学院负责在学生入学第一学年结束前归档。
（三）成人本科学生学籍簿（成绩单）、学士学位申请书一式二份，一份交学生本人保管，一份由继续教育学院在学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
（四）成人本科学生毕业结业名册、学历证书复印件、学位证书复印件、身份证复印件由继续教育学院在学生毕业次学年6月底前立卷交档案室归档。
（五）以上学籍档案应包含学生姓名、考生号、出生日期、身份证号、录取照片、前置学历毕业学校、学生家庭情况、学生笔迹等基本信息。
第十二条 进修生在校期间学籍档案材料
天津美术学院进修人员报名表、身份证复印件、进修生结业证书复印件由继续教育学院妥善保管，并于学生结业次学年6月底前立卷交档案室归档。
第六章 档案员设置及职责
第十三条 党委学工部（学生处、武装部）、教务处（招生办公室）、科研与研究生处、党委组织部、共青团天津美术学院委员会、国际交流处（港澳台事务办公室）、基本建设与后勤管理处、保卫处、党委办公室（院长办公室）、继续教育学院设学籍档案员一名，负责学生学籍档案的建立、查阅以及对二级学院档案工作进行监督、检查、考核。
第十四条 二级学院设学籍档案员一名，负责落实学校关于学生学籍档案管理要求，负责学生学籍档案的建立、审核。
第十五条 各系、专业应设学籍档案员一名，负责接收和保管学生学籍档案；负责归集、整理学生学籍档案材料；负责学生学籍档案的保密工作；负责办理学生学籍档案的查阅、借阅和传递手续；负责学生学籍档案因特殊原因的移交、保管以及其他各种有关学生学籍档案的事项。
第十六条 各单位档案员工作均依照《天津美术学院档案管理办法》、《天津美术学院档案工作岗位职责》、《天津美术学院档案保密制度》等校级档案管理相关规定执行。
第七章 存档管理要求
第十七条 学生学籍档案在管理期间，档案员要切实做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防尘、防强光的“八防”工作。
第十八条 学生档案属于涉及个人隐私的内容，各单位不得对外公布。学生档案的使用要符合国家有关规定，个人、单位需要使用学生学籍档案应具有合理的利用目的，持有合法身份证明，履行相关登记手续后在合法的范围内使用。
第十九条 任何个人不得以任何理由对学生档案进行删除或修改，对于记载内容有误的档案，也要保存原始档案，并对经本部门负责人及主管院领导签字批准修改的全部过程性材料进行归档。
第二十条 对违反本办法、涂改、伪造、损毁学籍档案材料等行为要追究责任，严肃查处。
第八章 附则
第二十一条 本办法自发布之日起施行。
第二十二条 本办法由学生处、教务处、科研与研究生处负责解释。
天津美术学院办公室 2021年12月2日印发
